Meetings sind oft die falsche Wahl

Meetings sind die falsche Sozialtechnologie für Co-Creation – und „Playful Facilitation“ ist mehr als LEGO!

In vielen Gesprächen, die wir in den letzten Jahren mit unseren Kunden führen, hat sich ein immer wiederkehrendes Muster gezeigt:

1. Ein wichtiges Thema soll bearbeitet werden.

2. Man startet mit einem Meeting - manchmal noch lässig „Kick-off” genannt.

3. Dann kommt noch eins.

4. Dann ein Meeting-Marathon.

5. Und irgendwann sagt jeder: „Das ist sinnlos und nimmt kein Ende“

Was dabei herauskommt sind verschwendete Lebenszeit, Ressourcen & Kosten, ohne wirkliches Ergebnis.

Das ist kein Disziplinproblem, sondern ein Formatproblem. Organisationen verwenden „Meetings“ zu oft als Standard-Sozialtechnologie. Auch dort, wo wir nicht mehr Informationen austauschen, sondern gemeinsam gestalten und entscheiden müssen.

Und dafür ist ein klassisches Meeting häufig das schlechteste Werkzeug.

Warum Meetings bei Entwicklungs- und Einigungsthemen so oft ausarten

Meetings sind gut, wenn die Aufgabe eine davon ist:

• Status synchronisieren

• Entscheidungen treffen (wirklich treffen, nicht „diskutieren“)

• Abhängigkeiten klären

• Arbeit koordinieren

• Kurz abstimmen und weiter

Sobald es aber um Co-Creation geht – also um das gemeinsame Entwickeln neuer Logiken, Modelle, Prinzipien oder Lösungen mit unterschiedlichen Stakeholdern – kippt die Meeting-Passung.

Dafür gibt es drei Gründe:

1) Meetings erzeugen viel Kommunikation, aber wenig Einigkeitsobjekte
In Co-Creation braucht es eine gemeinsame Sache, an dem alle arbeiten können: ein Modell, ein Prototyp, ein Canvas, ein Szenario. In der Forschung wird dafür der Begriff Boundary Object genutzt: ein Artefakt, das verschiedene Perspektiven anschlussfähig macht, ohne dass alle sofort Konsens haben müssen. Genau solche Artefakte unterstützen Wissensintegration und Innovation in heterogenen Gruppen. 

2) Meetings sind linear – Gestaltung ist iterativ.

Gestaltung strukturiert sich nach: Hypothese → Entwurf → Test → Anpassung → Entscheidung.

Meetings laufen oft so: Agenda-Punkte → Meinungen → „Parkplatz“ → nächstes Meeting.

3) Meetings haben nachweislich hohe Nebenwirkungen*.

Selbst wenn ein Meeting „nur“ unproduktiv ist, bleibt ein Teil der Kosten unsichtbar: Frust, Nachgrübeln, Motivationsabfall. Harvard Business Review beschreibt „Meeting Hangovers“: Ein signifikanter Anteil von Meetings hinterlässt negative Effekte, die nach dem Termin produktive Arbeitsphasen reduzieren.
Und „zu viele Meetings“ blockieren schlicht Arbeitszeit: In einem HBR-Beitrag wird z. B. illustriert, wie ein einziges wöchentliches Top-Meeting in einem Großunternehmen auf 300.000 Stunden/Jahr anwachsen kann (inkl. Vorbereitung, Nachbereitung, Abstimmungsschleifen).

*Zu Risiken und Nebenwirkungen fragen Sie Ihren Coach oder Facilitator! 

Zwischenfazit

Meetings skalieren (oft unnötig) Kommunikation. Co-Creation braucht aber ein gemeinsames Arbeitsobjekt und iteratives, verdichtetes Entscheiden.

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Und jetzt die guten Nachrichten

Warum Workshops hier fast immer überlegen sind

Ein Workshop ist weit mehr als „ein längeres Meeting“. Ein guter Workshop ist ein Design- und Entscheidungsprozess in komprimierter Zeit.

Was Workshops strukturell besser machen…

1) Klare Zielarchitektur statt Agenda-Theater

Workshops starten nicht mit „Themen“, sondern mit Ergebnissen:

• Welche Entscheidungen müssen am Ende stehen?

• Welche Artefakte müssen existieren? (Prinzipien-Set, Service Blueprint, Rollenmodell, Entscheidungslogik …)

• Welche offenen Fragen müssen beantwortet sein?

2) Zeitverdichtung durch Parallelität und Moderationslogik

Workshops nutzen:

• Kleingruppen parallel

• Timeboxing

• Konsolidierung in Artefakten

• klare Konvergenz-Phasen (Entscheiden statt weiterreden)

3) Höhere Qualität der Zusammenarbeit bei Heterogenität

Co-Creation-Leitfäden und Forschung betonen immer wieder: Struktur, Visualisierung/Artefakte und aktive Beteiligung sind entscheidend, damit heterogene Stakeholder gemeinsam arbeiten können.

4) Workshops reduzieren „Meeting-Kosten“ direkt

Doodle weist in seinem „State of Meetings“ u. a. darauf hin, dass unnötige Meetings von vielen Beschäftigten als großer Kostentreiber wahrgenommen werden. Das ist keine akademische Wahrheit, aber ein robustes Marktsignal: Organisationen spüren, dass die Meeting-Default-Logik teuer ist.

Ergänzend zeigt HBR: Viele Meetings verhindern produktive Arbeit. Nicht weil Menschen faul sind, sondern weil Meeting-Overhead reale Kapazität frisst.

Playful Facilitation ist mehr als „LEGO spielen“

Viele verbinden „Playful Facilitation“ reflexartig mit LEGO® Serious Play® oder Ahnlichem. Das ist nicht ganz unverständlich, aber zu kurz gegriffen.

Playful Facilitation ist primär eine Haltung kombiniert mit Prozesslogik: Komplexität zuerst externalisieren (sichtbar machen) dann bearbeitbar machen (Optionen erzeugen) dann entscheidbar machen (Kriterien, Trade-offs, Beschluss). Verwendete Materialien sind dabei Verstärker.

Warum „spielend“ oft effizienter ist – fachlich gesprochen:

1) Artefakte statt Meinungen: „Objekt-zentrierte“ Kommunikation

Wenn etwas am Tisch steht (Modell, Figuren, Tiles, Karten, Prototyp), sprechen Menschen über das Selbe (Objekt) – nicht über individuelle, innere Bilder. Das reduziert Missverständnisse und beschleunigt Alignment.

Boundary-Object-Forschung und Innovation-Management-Literatur beschreiben genau diesen Effekt: Artefakte helfen bei Wissensintegration über Abteilungs- und Professionen-Grenzen hinweg. 

2) Iteration wird billig: Unentscheidbarkeit & Kontingenz werden handhabbar

In komplexen Themen gibt es nicht „die richtige Lösung“, sondern Optionen unter Unsicherheit. Wenn das Modell veränderbar ist, kann die Gruppe schnell alternative Zukünfte durchspielen, statt sie endlos zu diskutieren.

3) Prototyping ist ein Kollaborations-Mediator

In Designforschung wird Prototyping explizit als „Mediator“ beschrieben. Durch das Bauen/Prototypisieren entsteht neues, geteiltes Wissen in der Gruppe – nicht nur Dokumentation von bereits vorhandenem Wissen. 

Wo LEGO® SERIOUS PLAY® hier einzuordnen ist

LEGO® Serious Play® ist eine starke Methode innerhalb dieser Playful Facilitation, und es gibt wissenschaftliche Arbeiten, die positive Effekte in Lern- und Entwicklungssettings zeigen.

Aber: Playful Facilitation = nicht LEGO.

Playful Facilitation ist ein Ansatz, der je nach Kontext unterschiedliche Materialitäten nutzen kann:

• 3D-Welten / Plättchen / Karten als System-Landkarte

• Playmobil Pro für Rollen, Konflikte, Macht, Kultur

• Sketching & Visual Facilitation als schnelle Externalisierung

• Prototyping-Formate für Service- und Prozessdesign

• Entscheidungs-Tools (Kriterien, Trade-offs, „Decision Records“) für Konvergenz

Im Kern geht es nicht ums „Wir spielen“, sondern darum, Komplexität sichtbar und verhandelbar zu machen, damit Entscheidungen möglich werden.

Praxistipp 

Eine einfache Heuristik

Mach ein Meeting, wenn…

• du eine Entscheidung auf Basis klarer Optionen triffst (Decision-Only)

• du Status/Abhängigkeiten synchronisierst

• du Koordination machst, nicht Entwicklung

Mach einen Workshop, wenn…

• ihr etwas Neues entwerft (Prinzipien, Modelle, Services, Operating Model, Rollen)

• mehr als 2–3 Perspektiven wirklich relevant sind

• ihr merkt: „Wir drehen uns“ | „Es wird politisch“ | „Es ist komplex“

Und nutze Playful Facilitation, wenn…

• das Thema komplex ist und ihr erst ein gemeinsames Bild braucht

• ihr viele implizite Annahmen im Raum habt (die sonst nie sauber ausgesprochen werden)

• ihr Optionen schnell testen wollt, bevor ihr euch festlegt

Schlussgedanke

Organisationen verlieren nicht, weil sie zu wenig reden. Sie verlieren, weil sie zu lange im Reden bleiben, wo Gestaltung, Artefakte und Entscheidungen notwendig wären. Meetings sind nicht per se schlecht. Sie sind nur oft die falsche Sozialtechnologie für die Aufgaben, die gerade dominieren. Und „playful“ ist nicht Kinderkram. Es ist ein professioneller Zugriff auf das, was komplex ist:

Sichtbar machen → verhandelbar machen → entscheidbar machen!